Tekniken har möjliggjort en högre effektivitet och produktivitet på arbetsplatsen men det finns en baksida av myntet. Idag är vi mer isolerade och ensamma än vad vi någonsin har varit. Den virtuella distansen mellan människor ger oavsiktliga effekter på arbetsplatsen. Innovationen sjunker, förtroendet för kollegor sänks, engagemanget dalar och viljan att hjälpa sina medarbetare minskar.
I hållbarhetens namn bör vi dra ner på bilåkande och flygresande för att minska klimatpåverkan. Vi har fler tekniska möjligheter att kommunicera med omvärlden än någonsin förut. Det fysiska mötet är inte nödvändigt längre och faktum är att vi träffas mindre och mindre på arbetsplatsen.
– När man pratar genom en skärm ska man vara medveten om att man egentligen talar med sig själv, säger den amerikanske forskaren Karen Lojeski i en intervju under ACG Grow! Awards 2018 i Silicon Valley. På grund av bristen av mänsklig respons och reaktion fyller vi i luckorna med hur vi själva hade reagerat.
Medarbetarna förlorar förtroendet vilket leder till minskad samarbetsvilja
Dr. Karen Sobel Lojeski är författare och grundare av Virtual Distance International. Hon har djupdykt i ämnet som kallas Virtual Distance, virtuell distans mellan människor. Telefonen har länge varit ett naturligt verktyg istället för det fysiska mötet. Idag mejlas det inte bara utan vi skypar, chattar, tele- och videokonfererar som aldrig förr.
– Missförstånd har alltid skett men idag känns de som fler. Det leder till förseningar och försämrar gruppens utveckling och skapar konflikter, säger Ulrika Unell, koncernchef på utbildningsföretaget Lärande i Sverige och tidigare chef inom R&D på Ericsson.
Virtuell distans innebär att vi förlorar den mänskliga kontakten när vi överförs genom maskiner. Karen Lojeski har samlat in data från företag under cirka 15 års tid och resultatet visar att när den virtuella distansen är hög sjunker innovation med 90 procent
- innovation med 90 procent
- förtroendet med 80 procent
- samarbetsvilja med 80 procent
- tydliga roller och mål med 75 procent
- engagemang och tillfredsställelse med 50 procent.
Chatt, mejl och video utmanar cheferna
Många chefer är medvetna om att virtuell distans och att digital kommunikation begränsar deras förmåga att leda och styra ett team. Med rätt förståelse och verktyg kan man komma till rätta med det.
– Ett exempel är chattandet, säger Ulrika. Den geografiska distansen behöver inte bara vara att vi är fysiskt långt ifrån varandra. Idag kan vi chatta och mejla med kollegor som sitter i samma rum. Man förlorar ansiktsuttryck och tonläge. För att kompensera detta behöver vi hitta andra vägar att skicka samma information, till exempel genom att addera emojis som beskriver känslan. En mening kan betyda väldigt olika saker beroende på om den följs av en glad eller arg emoji.
– Eller ta video som exempel. Man förlorar känslan om varandras fysiska rum. Är det varmt eller kallt, vilken tid på dygnet och så vidare. Allt detta påverkar deltagarnas humör och inställning. Ett sätt att minska distansen är att inleda mötet med att dela varandras fysiska situation, fortsätter Ulrika.
Fast det är inget som slår det fysiska mötet där man bygger förtroende för varandra, skapar sammanhang och engagemang och definierar vem som gör vad. Nya grupper gör bäst i att inleda samarbetet med att träffas personligen. När dessa delar finns på plats kan man sedan använda digitala lösningar.
Text och bild: Sandra Björling
