Framtidens kontor är flexibelt – och du kommer inte att gilla det

Susanna Toivanen
Att jobba utomhus kan vara räddningen för den som vantrivs på flexkontoret. Susanna Toivanen, professor i sociologi vid Mälardalens högskola. Foto: Lotta Görling.

Med smartphones och nätmoln kan allt fler jobba utanför sin arbetsplats. För arbetsgivaren blir flexibla kontor en given besparing: att slopa de fasta arbetsplatserna och krympa lokalerna. Men risken är stor att vi vantrivs på flexkontoren.

För varför betala dyr lokalhyra när man kan krympa ytan, slopa de fasta arbetsplatserna och låta personalen jobba där det för tillfället är ledigt? 

Enligt Arbetsmiljöverkets senaste undersökning av anställda på kontor jobbar 14 procent på flexibla sådana redan i dag.

Ingen återvändo

– Den andelen kommer att växa även om det går långsamt, säger Susanna Toivanen, som forskar om framtidens arbetsplatser och är professor i sociologi vid Mälardalens högskola.

Hon tror inte att det finns någon återvändo till korridorskontor och egna arbetsrum eftersom vi bara vistas vid våra arbetsbord 40–50 procent av arbetstiden. Det är inte ekonomiskt hållbart.

Störningar och konflikter

Men hur mår vi i flexkontoren? Studier som gjorts visar att vi får svårare att koncentrera oss och att vi blir mindre nöjda med det arbete vi utför. Dessutom blir sammanhållningen sämre och risken för konflikter ökar. Kort sagt: vi vantrivs på flexkontoren.

Vi beter oss inte heller som de digitala nomader arkitekterna bakom flexkontoren hade tänkt sig utan slår oss helst ner på samma plats dag efter dag. 

Tysta rum

Det senare framkom när Susanna Toivanen och två andra forskare undersökte hur det gick när en större svensk högskola övergick till flexibla kontor. Frustrerade akademiker saknade möjligheten att jobba avskilt. Dels eftersom de behöver tysta rum för att kunna koncentrera sig, dels eftersom de kände sig iakttagna och avlyssnade.

Det är inte alla som vantrivs på flexkontoren. Chefer och anställda som ofta jobbar i grupp uppskattar dem. De verkar fungera bra i säljorganisationer.

Avkoppling ute

Men flesta är ju inte chefer eller säljare. Så finns det något som kan ge hopp om en bättre arbetsmiljö i framtiden?

– Jag pratar ofta varmt om utomhusarbete, säger Susanna Toivanen. Om vi ska vara flexibla, rörliga och byta arbetsmiljö under dagen så kan man också gå utomhus i naturen och få avkoppling. Det finns mycket forskning på att vi mår bra av det.

Louise Kristoffersson

Så lyckas du med flexkontoret

  • Se till att ha koll på vilka för- och nackdelar de befintliga lokalerna har innan flytten. Då blir det lättare att veta vad man vill ha.
  • En tydlig ledare som kan kommunicera och vara frontfigur under hela processen är en avgörande framgångsfaktor . Gärna den högsta chefen i organisationen.
  • Tillräckligt med tysta rum där man kan utföra koncentrationskrävande uppgifter är nödvändiga.
  • Viktigt är också att det finns regler för hur man ska uppträda på flexkontoret. Hur länge kan man boka ett rum, hur länge kan man låta böcker och papper ligga framme, var man kan ta emot ett mobilsamtal? Och är det okej att ha heavy metal-signal på mobiltelefonen eller att äta vid skrivbordet?